Trei sisteme, o singură vedere a clientului — reconcilierea manuală înlocuită cu un strat de date automatizat
O platformă SaaS în creștere avea datele clienților împărțite în trei sisteme separate: facturarea într-un loc, metricile de utilizare în altul, înregistrările de cont și contacte într-un al treilea. Reconcilierea lunară era un proces manual de două zile, împărțit între echipele de finanțe și customer success. Nu exista o vedere completă a unui client. Am proiectat și construit un strat de date unificat cu un API și o interfață internă de operațiuni. Reconcilierea rulează acum automat pe un job nocturn. Procesul de două zile a dispărut.
Provocarea
Cele trei sisteme evoluaseră independent și nu fuseseră niciodată proiectate să comunice între ele. Facturarea era gestionată de un furnizor terț cu propriul model de date. Datele de utilizare se aflau într-o bază de date internă cu o schemă diferită de identificare a clienților. Înregistrările CRM erau singurul loc care avea imaginea completă a contului, dar nu erau conectate la niciunul dintre celelalte sisteme. Ori de câte ori echipa de finanțe sau CS necesita o vedere completă a unui client — pentru o conversație de reînnoire, o dispută de facturare sau o analiză de utilizare — cineva trebuia să extragă manual din toate trei, să potrivească înregistrările cu mâna și să construiască un spreadsheet. Procesul era lent, predispus la erori și depindea complet de câțiva oameni care știau să îl facă.
Soluția
Am petrecut prima săptămână cartografiind modelul de date din toate trei sisteme și identificând unde se aflau nepotrivirile de identificatori. Apoi am construit un strat de sincronizare: un serviciu backend care extrage periodic din fiecare sursă, normalizează înregistrările într-o schemă unificată și rezolvă conflictele de identificatori folosind o logică de potrivire definită împreună cu echipa de operațiuni. Pe deasupra, am construit un API GraphQL intern și o interfață ușoară de operațiuni — o vedere unificată a clientului care arată statusul de facturare, utilizarea și detaliile contului împreună. Job-ul de reconciliere rulează nocturn și semnalează excepțiile pentru revizuire umană în loc să necesite procesare manuală completă.
“Reconcilierea de două zile era ceva ce acceptasem ca normal. A fost nevoie de cineva care să o cartografieze corespunzător pentru a ne face să realizăm cât ne costa în fiecare lună.”